Descarga de Reportes: Cambio en acceso externo ahora requiere inicio de sesión en Jotform

Hola Buenas tardes antes podiamos dar un link externo para descargar los reportes, Se generaba una contraseña y se podia tener los reportes de forma externa.

Ahora nos esta exigiendo logearse a una cuenta de Jotform lo cual no es viable para los externos queremos saber que solución nos pueden dar

Antes

Ahora


Neceitamos que nos den una solución rapida y viable

Gracias

Hola, buenas tardes. Gracias por compartir las imágenes y explicar la situación.

Entiendo que antes podían compartir un enlace externo para descargar los reportes con una contraseña, sin necesidad de que los usuarios externos se loguearan en Jotform. Ahora, el sistema exige iniciar sesión para acceder a los reportes, lo cual no es viable para usuarios externos.

La solución para este caso es desactivar la opción que requiere iniciar sesión para ver o descargar archivos subidos. Esto se puede hacer desde la configuración de seguridad de la cuenta Jotform, siguiendo estos pasos:

1. En la página de Workspace, haga clic en su imagen de perfil o avatar en la esquina superior derecha.
2. Seleccione Configuración para abrir la página de configuración de su cuenta.
3. Vaya a la pestaña Seguridad en el menú lateral izquierdo.
4. En la sección Privacidad, desmarque la casilla que dice Requerir inicio de sesión para ver archivos subidos.

Con esta configuración desactivada, cualquier persona con el enlace podrá descargar los reportes sin necesidad de iniciar sesión en Jotform ni ingresar contraseña adicional.

Nota importante: Para cuentas con formularios HIPAA, esta opción no puede desactivarse por razones de seguridad y privacidad, por lo que en esos casos siempre se requerirá inicio de sesión.

Si desea, puedo guiarlo paso a paso para hacer este cambio en su cuenta.

Quedo atento a sus comentarios.

Lo intente pero ahora me sale el sigiente mensaje en las opciones

"This setting is required for verified accounts and cannot be disabled due to security and policy requirements."

Solicitamos ayuda urgente

Hola, entiendo que al intentar desactivar la opción para que los usuarios externos puedan descargar reportes sin iniciar sesión, aparece el mensaje: "This setting is required for verified accounts and cannot be disabled due to security and policy requirements."

Esto significa que para cuentas verificadas, por políticas de seguridad y cumplimiento, esta configuración no puede ser desactivada. Por lo tanto, no es posible permitir la descarga externa de reportes sin que los usuarios inicien sesión en Jotform.

Esta medida está diseñada para proteger la seguridad y privacidad de los datos en cuentas verificadas.

Lamentablemente, en este caso no hay una opción para evitar el inicio de sesión para usuarios externos al acceder a los reportes.

Si necesita más ayuda o alternativas, por favor indíquelo.

Necesitamos Mas ayudas o alternativas de manera prioritaria

Hola, entiendo que necesitan una solución rápida y viable para que usuarios externos puedan acceder a los reportes sin tener que iniciar sesión, pero debido a las políticas de seguridad para cuentas verificadas, no es posible desactivar la opción de inicio de sesión obligatorio para descargar reportes.

Como alternativa, pueden usar el Report Builder de Jotform para descargar o imprimir los reportes. Aquí le muestro cómo hacerlo:

1. Abra su formulario en Report Builder y haga clic en el botón Descargar en la parte superior derecha de la página.
2. El reporte se descargará automáticamente a su computadora.

Para imprimir el reporte:

1. En Report Builder, haga clic en el botón Vista previa en la parte superior derecha.
2. Luego, haga clic en el icono de Impresora en la parte inferior de la página de vista previa y proceda a imprimir.

Puede consultar también la guía sobre Cómo descargar o imprimir su reporte visual para más detalles.

Give it a try and let us know how it goes.

Deseamos hablar con un asesor para que nos ayude a solucionar esto, necesitamos que los reportes se descargene en excel

Hola, entiendo que desean hablar con un asesor para que les ayude a solucionar el problema y que los reportes se descarguen en Excel.

Uno de los miembros de nuestro equipo de soporte tomará el caso y se pondrá en contacto con ustedes a la brevedad para dar seguimiento.

Hola compensar_info,

Esto puede deberse a un ajuste en tu cuenta para requerir inicio de sesión para ver envíos. Te explico cómo desactivarlo:

1. En la página de Espacio de trabajo, haz clic en el Avatar de tu cuenta y selecciona Ajustes.
2. Ve a la pestaña de Seguridad.
3. Desactiva la opción de Requerir inicio de sesión para ver envíos.

Si no deseas desactivar estas configuraciones, puedes probar iniciando sesión en una cuenta de Jotform autorizada a ver estos datos en el mismo navegador antes de abrir el enlace del PDF.

Haz la prueba y no dudes en hacernos saber si necesitas más ayuda.

Ya lo intentamos pero nos sale este mensaje

"This setting is required for verified accounts and cannot be disabled due to security and policy requirements."

Realmente necesitamos habilitar para que los externos tengan acceso a los reportes en excel

esperamos la respuesta

Hi compensar_info,

Our Spanish Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Spanish, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, we had a known issue that required the Require log-in to see submission setting to be enabled on verified accounts, and our developers have fixed it. Can you try to download the report again?

Keep us updated and let us know if you need any more help.

Hi compensar_info,

As your account is verified and allowed to collect sensitive information under our Terms of Use, certain security settings are required in line with our policies, applicable data protection standards, and relevant regulations. For this reason, these settings cannot be disabled. If you need to share your documents or submissions with others for your operational needs, you can share the access link or invite users via email to your Tables/Inbox.

Reach out again if you have any other questions.

Hi compensar_info,

As your account is verified and allowed to collect sensitive information under our Terms of Use, certain security settings are required in line with our policies, applicable data protection standards, and relevant regulations. For this reason, these settings cannot be disabled. If you need to share your documents or submissions with others for your operational needs, you can share the access link or invite users via email to your Tables/Inbox.

Reach out again if you have any other questions.

Se vuelve a presentar el mismo error, despues de un mes

cual es la solución ??

Hi compensar_info,

Tu cuenta está dentro de las cuentas verificadas/KYC (y posiblemente autorizadas para manejar datos sensibles). En este tipo de cuentas, ciertas opciones de seguridad, como Requerir inicio de sesión para ver envíos/archivos, son obligatorias y no se pueden desactivar bajo ninguna circunstancia, de acuerdo con nuestras políticas, estándares de protección de datos y regulaciones aplicables.

Entendemos que esto puede resultar frustrante porque necesitan que usuarios externos descarguen los reportes en Excel sin iniciar sesión, pero en este tipo de cuentas no es posible volver a un esquema de acceso totalmente público a los archivos o reportes.

Como alternativas viables para que terceros accedan a la información y puedan descargar en Excel, pueden usar las siguientes opciones:

1. Compartir Jotform Tables o Inbox con los externos

Pueden compartir la tabla de envíos (Jotform Tables) o el Inbox del formulario con las personas que necesiten ver/descargar los datos. Desde allí, los invitados podrán exportar a Excel según los permisos que les otorguen.

Te explico el flujo general en Tables:

1. Abre la tabla de envíos de tu formulario en Jotform Tables.
2. Haz clic en el botón de Compartir (Share) en la parte superior derecha.
3. Configura el tipo de acceso (por ejemplo, acceso privado o por dominio de empresa) y el rol por defecto (solo lectura, comentarista o colaborador).
4. Invita a los usuarios por correo electrónico o comparte el enlace de acceso que se genera.
5. Con el acceso adecuado, los usuarios podrán usar el botón de descarga para exportar los envíos a Excel/CSV/PDF.

Para más detalles paso a paso, pueden revisar la guía sobre cómo compartir y colaborar en Jotform Tables y la descarga de datos:

• Cómo compartir tus Jotform Tables y colaborar
• Cómo descargar los envíos de formularios como Excel/CSV/PDF

Al compartir la tabla, también pueden habilitar el botón de Descargar para que los invitados descarguen los datos directamente:

2. Descargar ustedes mismos el Excel y compartirlo por sus propios canales

1. Abre la tabla de envíos del formulario.
2. Haz clic en la opción de Descargar y elige Excel.
3. Comparte el archivo Excel resultante por el canal que prefieran (correo, almacenamiento en la nube, etc.).

Esta opción mantiene las restricciones de seguridad en Jotform, pero les permite seguir entregando los reportes en Excel a sus aliados externos.

3. Uso del enlace directo del formulario para seguir recopilando datos

Si su necesidad también incluye que los externos sigan diligenciando el formulario, recuerden que siempre pueden compartir el enlace directo del formulario (URL pública del formulario) para que los usuarios envíen información sin necesidad de tener cuenta en Jotform. Luego, ustedes gestionan y exportan esos datos desde Tables o Inbox.

En resumen, debido al tipo de cuenta verificada que tienen, no es posible desactivar el requisito de inicio de sesión para ver/descargar envíos y archivos, pero sí pueden:

• Compartir la tabla o Inbox con permisos controlados para que terceros descarguen Excel.
• Exportar ustedes mismos los datos a Excel y distribuirlos externamente.
• Seguir usando el enlace directo del formulario para la recolección de datos sin que los usuarios tengan que crear cuenta.

Entendemos que buscan una solución más abierta, pero ya hemos evaluado las opciones disponibles para cuentas verificadas y, por motivos de cumplimiento y seguridad, no es posible relajar más estas restricciones.

Déjenos saber si necesitan que les guiemos paso a paso para configurar el uso compartido de Tables o la exportación a Excel en un formulario concreto.

Déjanos saber si tienes dudas adicionales.

Hola Buenas tardes, para nosotros es importante tener la posibilidad de poder darle las bases de datos a externos sinque tengan que acceder a la plataforma si me gustaria que nos guien paso a paso comos e debe hacer sin que se tenga que crear usuarios o ingresar dentro de la plataforma.

en este momento tenemos toda la operación detenida por que no tenemos una forma de compartir la data a personas que trabajan con ella quedamos atentos a su ayuda

Saludos

Hi compensar_info,

En su tipo de cuenta verificada/KYC, las opciones de seguridad como Requerir inicio de sesión para ver envíos/archivos siguen siendo obligatorias y no se pueden desactivar. Por ese motivo no es posible volver al esquema anterior de enlaces totalmente públicos con contraseña. Lo que sí podemos hacer es usar al máximo las opciones de Jotform Tables para que ustedes sigan controlando el acceso, pero puedan entregar la data en Excel a sus aliados externos.

Entendemos la urgencia y que necesitan una solución operativa, pero, tras revisar las opciones disponibles para cuentas verificadas, no es posible habilitar enlaces públicos sin autenticación para ver/descargar envíos. Las dos rutas anteriores (compartir Tables con permisos controlados o descargar ustedes el Excel y distribuirlo) son las alternativas viables dentro del marco de seguridad actual.

Déjanos saber si tienes dudas adicionales.

Hola Buenas tardes por favor explicarme como Jotform Tables para entrgarlo para externos sin que se tenga que hacer publica la información, hemos intentado de varias formas y la unica forma para que se puede compartir es dejando las tablas publicas, por que nos pide acesos dentro de la plataforma, por favor expicarnos el paso a paso y como se debe hacer

Saludos

Hola compensar_info,

Para compartir la página de Tablas sin hacerla pública puedes agregar colaboradores. Acá dejo los pasos a seguir:

1. En la página de Tablas, haz click en el botón Compartir.

2. Luego haz click en el botón Ajustes de Compartir.

3. Seleccione Tabla Privada.

4. Haz click en Volver.

5. Agrega las direcciones de los colaboradores en la sección Invitar por Email.

6. Agrega las direcciones de correo y haz click en Enviar Invitación.

Déjanos saber si tienes alguna duda adicional.